Eyaman önce 4 sene sordu
Merhabalar,
Bildiğiniz üzere IATF, pandemi süresince çeşitli zamanlarda yayınlar yaparak, denetimlerin yürütülmesi ve uygunsuzlukların kapanması hususlarında kurallar kitabında (Rules 5th edition) yer alan maksimum zamanlara ek olarak belirlenen süreleri tanımladı.
En son revizyonunu da 27 Nisan 2020 tarihinde kendi web sitesinden (https://www.iatfglobaloversight.org/) yayınladı.
Bu yazıda sizlere bu yayına göre belirlenen ek süreleri açıklamaya çalışacağım.
Öncelikle ana denetim çeşitleri ve kurallar kitabında (Rules 5th edition) yer alan süre tanımlamaları ile başlayalım;
— 1. Aşama Denetim; Belgelendirme sürecinde gerçekleştirilen ilk denetim türüdür. Hazırlanan dokümanların kontrol edilmesi suretiyle, 1 veya maksimum 2 gün olarak gerçekleştirilir.
— 2. Aşama Denetimleri; Belgelendirme sürecinde gerçekleştirilen ikinci denetim türüdür. “Belgelendirme Denetimi” olarak da adlandırılır. Kuruluşun, kendi sistemi içinde tanımladığı tüm süreçleri denetlenir. 1. Aşama Denetimi tamamlandıktan sonra maksimum 90 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir.
— Gözetim Denetimleri; 3 yıllık belgelendirme döngüsü içerisinde minimum 2 defa gerçekleştirilen, sistemin devamının sağlandığını güvence altına alabilmek için yapılan denetim türüdür. Kuruluşun, kendi sistemi içinde tanımladığı tüm süreçler, 3 yıllık belgelendirme döngüsü içerisinde yapılacak Gözetim Denetimleri ile birlikte gerçekleştirilir.
Kurallar kitabına (Rules 5th edition) göre Gözetim Denetimleri, takip eden yıllarda, “Belgelendirme Denetimi”nin son günü referans alınarak, bu tarihin 3 ay öncesinden 1 ay sonrasına kadar olan (-3, +1 ay) zaman dilimi içerisinde gerçekleştirilebilir.
— Yeniden Belgelendirme Denetimleri; 3 yıllık belgelendirme döngüsünün sonunda yapılıp yeni bir belgelendirme döngüsü başlatan ve kuruluşun, kendi sistemi içinde tanımladığı tüm süreçlerinin denetlenmesi ile gerçekleştirilen denetim türüdür.
Kurallar kitabına göre (Rules 5th edition) Yeniden Belgelendirme Denetimi, ilk Belgelendirme Denetimi tarihinin 3 ay öncesinden 0 (sıfır) gün sonrasına kadar olan (-3 ay, +0 gün) zaman dilimi içerisinde gerçekleştirilebilir.
Not: “Belgelendirme Döngüsü” 3 yıl boyunca yapılan denetimlere (Belgelendirme Denetimi ve minimum 2 Gözetim Denetimi) kapsayan bir döngüdür.
Denetim türlerini ve maksimum süreleri daha iyi anlamak için bir örnekle açıklayalım;
Örneğin; Kuruluşunuzun 1. aşama denetimi 15.01.2020 tarihinde yapılmış olsun. Bu durumda kuruluşunuzun;
— 2. Aşama (Belgelendirme) Denetimi 15.04.2020 tarihine kadar gerçekleştirilmiş olmalıdır.
— 1. Gözetim Denetimi tarihi; 15.01.2021 ile 15.05.2021 tarihleri arasında gerçekleştirilmiş olmalıdır.
— 2. Gözetim Denetimi tarihi; 15.01.2022 ile 15.05.2022 tarihleri arasında gerçekleştirilmiş olmalıdır.
— Yeniden Belgelendirme Denetimi tarihi ise; 15.01.2023 ile 15.04.2023 tarihleri arasında gerçekleştirilmiş olmalıdır.
(Not; Tarihleri kafa karıştırmaması için ayların tamamını 30 gün olarak hesaplamak suretiyle tanımlanmıştır)
Kurallar kitabında (Rules 5th edition) belirtilen bu denetim tarihlerine, Pandemi sebebiyle tanımlanan ek süreler ise;
— Belgelendirme (2. Aşama) Denetimleri; 90 takvim günü.
Denetimin verilen bu 90 günlük ek sürede de tamamlanamadığı durumda, Belgelendirme Kuruluşu başka bir ek süre talep etmek için IATF’ye başvurmalıdır (Sapma Talebi – Waiver).
— Gözetim Denetimleri; Sertifika askıya alınmadan 90 takvim günü ve sonrasında sertifika askıya alınarak 90 takvim günü daha.
Denetimin bu ekstra sürede de tamamlanamadığı durumda, kuruluşun denetimi “IATF 16949 Monitoring” olarak adlandırılan uzaktan denetim şekli ile gerçekleştirilecektir.
— Yeniden Belgelendirme Denetimleri; Pandemi sürecinin başında yapılan yayında, tüm belgelerin geçerlilik süreleri 6 ay uzatıldı.
Bu 6 ay süreye ek olarak denetimin gerçekleştirilmesi için belirlenen ek süre 120 takvim günüdür. Yani toplamda kurallar kitabında (Rules 5th edition) tanımlanan süreye ek olarak 300 günlük bir tolerans sağlanmıştır.
Denetimin bu ekstra sürede de tamamlanamadığı durumda, kuruluşun denetimi “IATF 16949 Monitoring” olarak adlandırılan uzaktan denetim şekli ile gerçekleştirilecektir.
Yeni bir süreç olan “IATF Monitoring” uygulamasının detaylarını, forumdaki ilgili konu başlığının altında bulabilirsiniz.
Uygunsuzluk Yönetimi
Denetimde tespit edilen uygunsuzlukların kapatılması için tanımlanan ek süre 90 takvim günüdür.
Kurallar kitabında (Rules 5th edition) tanımlanan 90 takvim gününü de eklerse, toplamda uygunsuzlukların kapanması için hak tanınan sürenin, denetimin kapanış toplantısı tarihinden itibaren 180 takvim günü olduğunu söyleyebiliriz.